A forma mais fácil de proteger os documentos importantes de sua empresa contra falsificação ou perda.
Visualize o fluxo de trabalho do arquivamento de referência
Será
que, quando precisar, você encontrará uma cópia
confiável de um registro eletrônico para validar uma
transação, satisfazer um litígio ou atender
requisitos regulamentares e de auditoria? A reprodução de
um registro pode ser perigosa. Mesmo em operações
estritamente controladas, fitas de backup podem se extraviar. Hardware
e software podem se tornar obsoletos. Os bancos de dados de armazenagem
dos metadados que definem as camadas de registros eletrônicos
podem expirar. A migração de dados é onerosa e
pode sofrer erros de transcrição.
Diversifique o gerenciamento de seus registros e reduza sua exposição a riscos.
É
possível evitar muitas despesas e transtornos relacionados
à armazenagem de registros somente em formato digital
através do arquivamento de referência dos documentos
importantes de sua empresa. Com base na tecnologia desenvolvida pela
Kodak, o arquivamento de referência copia os registros que
você deseja proteger em um formato analógico em
mídia com certificado ISO. Todas as informações
contidas no registro original são capturadas. Esses documentos
não-voláteis podem ser acessados eletronicamente para
autenticar atividades em curso, como transações on-line,
ou como suporte para atividades de auditoria acionadas por atividades
regulamentares e ações jurídicas. Também
estão assegurados o acesso e a recuperação de
dados a longo prazo.
Coloque seu arquivamento de referência no piloto automático.
As
microfilmadoras da série i9600 oferecem a melhor forma de
arquivar registros. Elas aceitam arquivos digitais organizados pelos
atributos selecionados de gerenciamento de registros, tais como classe,
data ou eliminação programada, e cria cópias dos
registros na mídia de arquivamento de referência KODAK.
Índices auto-descritivos oferecem seqüência de
auditoria incorporada e ajudam a tornar o Repositório de
arquivamento de referência digitalmente acessível
através dos aplicativos principais. A mídia de
arquivamento de referência pode ser automaticamente pesquisada e
redigitalizada para acesso e recuperação on-line,
oferecendo validação a curto prazo e armazenagem a longo
prazo dos registros sem sobrecarregar os servidores.
Mantenha as informações e deixe os dados de lado: quando você complementa sua estratégia de gerenciamento de
registros em formato digital com o arquivamento de referência da
Kodak, é fácil ver os benefícios. Chega de rezar
para que o conteúdo e os metadados se juntem como deveriam para
formar um registro eletrônico digital. Em vez de resgatar de
componentes voláteis distribuídos entre servidores e
aplicativos, basta carregar a mídia em um scanner de
recuperação e apresentar o registro intacto que a
microfilmadora da série i9600 cria. Não é
necessário fazer nenhum tipo de compilação ou
conversão.
O registro é mantido na íntegra,
intacto, no arquivamento de referência, onde está a salvo
de hackers e exclusão acidental. Não há
necessidade de manter servidores, mídia nem aplicativos
redundantes só para acessar os registros importantes da empresa,
gerados por sistemas de e-commerce, SCM, CRM, ERM e ERP. Você
pode eliminar as despesas de atualização de mídia
e migração de formato. Em vez de gastar entre US$800 e
US$5.000 anuais por gigabyte para manter os dados em um servidor,
é possível determinar a expiração e a
exclusão periódica das informações. O
resultado pode reduzir substancialmente o custo total de propriedade.
Complemente sua estratégia de gerenciamento de registros: o software do subsistema de captura e as microfilmadoras da
série i9600 oferecem um método altamente automatizado de
conversão de registros para o formato do arquivamento.
Você pode definir um processo com base em regras para exportar os
registros selecionados para o arquivamento de referência que
funciona em segundo plano. A duplicação e a armazenagem
dos registros arquivados são fáceis, baratas e seguras.
Quando
quiserem consultar registros específicos, os usuários
poderão pesquisar o banco de dados da empresa a partir de seus
próprios aplicativos. As solicitações serão
transmitidas pela rede para as estações de trabalho de
recuperação eletrônica que você preferir
dentre as comercializadas pela Kodak. Nelas os registros serão
localizados, digitalizados e devolvidos. Os registros podem ser
processados em lote e gerenciados automaticamente como pastas. As
imagens digitais podem ser reutilizadas para outras finalidades, da
mesma forma que qualquer outro arquivo digital. Elas podem ser
distribuídas no formato desejado pelo solicitante
(impressão, fax ou anexo de e-mail) ou armazenadas em um
servidor de imagens, após serem submetidas ao esquema de
compactação em uso. Os solicitantes – sejam
usuários de sua rede, clientes ou auditores externos –
podem então ser direcionados para as imagens através de
links inseridos em mensagens de e-mail.
Implemente o arquivamento de referência com velocidade e qualidade: todo o hardware, software e mídia necessários para criar
e acessar um arquivamento de referência de registros digitais
já estão disponíveis. O processo já foi
testado no gerenciamento de documentação e de
conteúdo em larga escala. A tecnologia nuclear tem base nos
padrões ISO/ANSI e usa mídia com certificado de
durabilidade de 500 anos. Como solução de gerenciamento
de registros, o arquivamento de referência possui durabilidade
praticamente indefinida. As microfilmadoras da série i9600
oferecem saída rápida e prática, de qualidade
comparável à da página impressa, mas com
propriedades de gerenciamento e armazenamento muito mais eficientes e
economicamente vantajosas.
